物业公司电子邮件管理制度

物业公司电子邮件管理制度

第一条总则。

公司开通Internet电子邮件服务，目的是更好地促进公司员工工作的内外交流。公司员工无论对内对外均不得利用公司电子信息网络传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。

第二条邮件服务器管理。

办公室统一管理公司的电子服务器，并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

第三条邮件开户须知。

申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在“保密承诺书”一栏中签字，经部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

第四条电子邮件使用规程。

（1）用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而造成的损失由用户自己负责。

（2）禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。

（3）在公司内部收发电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。

（4）严禁转发有危害社会安全言论的邮件及一切无聊邮件。

（5）发送保密资料邮件，按资料密级不同分别对待。

①秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。

②机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。

③绝密级：禁止在网上发送。

第五条监督检查工作。

公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督、检查和备案。

第六条处罚。

（1）对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节处以500～800元的罚款。

（2）转发有危害社会安全言论的邮件以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

（3）在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。

（4）任何使用电子邮件泄露公司商业秘密的，一经发现，视情节处以降薪直至辞退处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将依法追究其法律责任。

第七条附则。

本制度的解释权属办公室，如有疑问，可向办公室提出咨询。

十四、会议管理办法

第一条目的。

为了更好地规范公司的会议管理，做好上情下达和下情上报的工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效地传递，从而确保会议内容和议定的事项能够得到有效落实，特制定本制度。【更多免费素材，微信lbgzkf1】

第二条适用范围。

本办法适用于公司及下属各管理处。

第三条职责。

（1）行政部负责本办法的制定和督导实施。

（2）行政部经理负责监督各社区物业管理处行政职责的履行。

（3）管理处主任和主任助理负责执行和监督所属员工的实施。

第四条总要求。

为避免会议过多及重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例会规定的时间、地点、内容组织召开。具体要求如下：

（1）做好会议记录。由专人记录和管理公司的会议记录，会议记录人员同时负责督办和催办会议议定事项，并将督办和催办情况报告会议主持人。职能部门专题会议也要指定人员做好会议记录，用以备忘。 【更多免费素材，微信lbgzkf1】

（2）讲究会议质量。会议主持人在每次会议召开前应该和参会人员进行沟通，做到心中有数。对议而不决的事项尽量提出解决的方法。会议事项力求用数据说话，精干高效，会议内容避免空洞无物或泛泛而论。

（3）会议讲究实效。会议议定的事项、工作任务、提出的办法措施，与会负责人要层层进行传达贯彻，务必使执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求使每次会议都有具体的成果。

（4）会议纪律要严格。与会人员应该有机地安排工作，认真准备、准时参会。与会人员一般不得缺席或由他人代替，确实因为个人紧急事务需要请假的，必须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。

第五条例会的类别。

（1）管理干部会议。由物业公司总（副总）经理召开，两周一次，各部门助理以上人员参加，内容是分析公司上一周各部门工作计划执行情况，评价各方面工作，提出改进措施，布置下一周工作及任务。

（2）部门工作会议。每周召开一次（各部门自定时间，报行政部备案），由部门主管主持，部门全体人员参加，内容是对员工进行常规性指导、教育，总结上一周工作情况，研究分析工作中出现的问题，布置和安排下一周工作。

（3）安全工作会议。各管理处主任组织召开，每季度一次，安保、物业、工程等相关管理人员参加，内容是就安全保卫、消防工作等进行检查和分析，强化安全意识。

第六条会议管理要求。

（1）凡已列入计划的会议（例会），如需改期，应提前通知与会人员。

（2）各部门召开的其他会议，应错开公司会议时间，使与会人员不发生时间上的冲突。

（3）参加会议人员要严格遵守会议时间，同时做好有关的准备工作（拟好提案、发言要点、工作计划草案等），尽量缩短会议时间。

第七条会议注意事项。

（1）发言者要在开头就议题的要点作简洁说明。

（2）发言内容不可偏离议题，不可长篇大论。

（3）主持人应引导发言者在预定时间内作出结论，并把结论交给相关人员表决确认，同时把决议付诸实施的程序梳理出来并加以确认。