培训档案管理办法

培训档案管理办法

1 目的

为使培训工作有章可依，保证培训工作的专业化、规范化、效率化，为培训组织者提供有效的培训资讯，促进培训工作不断向前发展，特制定本规定。

2 范围

本规定适用于全公司

3 职责

人力资源中心负责本标准的制定和修改，并按照规定要求负责执行。

4 作业内容

4.1培训档案的类别

4.1.1公司层面下发的文件、通知、年度计划等

A、文件通知

B、年度计划

C、公司宣传手册、产品手册、影像视频以及一切与培训工作相关的资料文件。

4.1.2培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案

A、企业年度培训计划

B、培训项目建议书

C、培训项目评估报告

D、内外部培训师资档案

E、培训业务定点联系机构档案等

4.1.3由人力资源中心负责积累和不断完善的、在培训过程中形成的知识数据档案

A、以专业类别划分自行设计和开发的培训课程

B、各种介质形态的培训书籍和讲义

C、培训实况影像记录光盘

D、在特定时间节点发生的同一培训课程的版本修订、知识补充与变更情况档案等

4.1.4人力资源中心组织的每期培训项目，体现员工在一定时期内参加培训项目的记录性文件

OA培训通知、企业微信公告、企业头条

《培训报名名单》、《培训签到表》、影视视频、培训照片

配套的培训讲义、授课老师的课件

D、《培训考核成绩单》、结业/获奖证书发放名册、《培训效果评估表》、《培训评估报 告》《讲师授课津贴申请表》（课时数、评分系数，课酬）

E、培训活动所需奖品申请单

F、考试试卷样卷1份（含答案解析）和学员试卷、学员实操文件汇总压缩包、管培生项目的相关资料（《校招管培生培养方案》、《管培生报到签到表》、《管培生信息登记表》、《管培生宿舍登记表》、《管培生阶段实践日志》电子版、《管培生请假单、未打卡证明》、《管培生生产实践阶段每日工作评定 》、《管培生实践-部门考评》、《校招管培生中止培养说明》）

4.1.5 其他需归档资料

A、鼓励个人收集培训资料。个人收集的资料是指个人与公司内其他事业部 内设的培训模块或公司外部同业交流学习的过程获得的有价值资料或通过其它途径收集到的、并经人力资源中心认同的培训档案资料。

B、各类别考试资料主要来源于互联网、部门内部自行编制及同行业的交流、借鉴和创新。

4.2 培训档案归档要求

4.2.1 纸质档案归档

A、归档资料按归档范围进行积累，确保归档资料的及时性、完整性、准确性，能够反应培训工作的真实内容和历史过程。

B、确保应归档的文件资料收集齐全、完整，按其形成规律和特点分类，归档案卷要按时间先后次序排列，并编写资料编号。

4.2.2 电子档案归档

A、负责编辑整理，确保内容齐全完整、真实有效。且电子文件同时存在纸质档案，须确定其内容与纸质档案的一致性。

B、定期确定电子档案清单发相关部门备案，以备数据核查。

4.3 培训档案归档时限

4.3.1通过公司各平台发布的与培训工作密切相关的通知、资讯、公告等，均由部门档案管理人员第一时间下载归档。

4.3.2每期主题培训、各层级、各类型的培训班成功开展后，由经办人员3日内将相关的纸

质资料或电子资料交一份于档案管理人员归档。

4.3.3个人由公司、部门派出参加各类培训班，结训归来5天内必须将一整套归纳、整理好的培训资料交于培训档案管理员保管。

4.4 培训档案的分类保管

4.4.1人力资源中心对培训档案必须进行科学管理，做到妥善保管、分门别类、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁坏、散失和泄密。

A、编号：归档文件应按照分类和排列顺序逐件编号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始编号。编号包括：一级类目代号、二级类目代号、三级类目年份和顺序号。

B、编目：归档文件应逐件编目，设置编号、日期、文件名、页数/份数、备注等项目。

C、电子档案的整理规则：电子档案根据文档管理系统中对应的文件目录归类上传，电子文档需详细注明文件名。

4.4.2人力资源中心指定一名人员负责培训档案的管理工作。该管理员必须有高度责任心，原则性强。

4.5 培训档案的查询和借阅

4.5.1培训档案、教材资料等的接收、移出、外借必须履行登记手续，填写《查阅借阅登记表》。发放给学员的课件，必须事先转换成PDF格式，经部门经理批准后才能发放。

4.5.2档案资料的外借要严格区分借阅权限，超出规定时间、范围的不允许借出。

A、归档、立卷的培训档案除培训工作的监察人员、人力资源中心内部成员外，严禁借给 其他人员；

B、校招管培生个人信息资料，除阶段实践过程中的直系部门领导，其他人员不予借阅；

C、专项资质认证的成绩单，视情况公布结果；未得批准禁止告知部门以外的任意他人；

D、借出资料时要实行押金制，每借出一份培训资料押金50元，押金可作资料不能归还或遗失时的申购或复制费用；

E、每人每次最多可借阅资料2份，借阅期限为1周。超过借阅时间不足1个月的每周罚款 5元，如果超过1个月则原押金不予退还。

4.6 培训档案的销毁

各类培训档案的保管期限，根据特征可分为永久、定期两种。永久档案长期保管，不可销毁；定期档案根据保管期限分为1年、2年。培训档案的保管年限，从培训年度终了后的第一天算起。

4.6.1需永久保存的培训档案：培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案及在培训过程中形成的知识数据档案。

4.6.2 保管期限为1年的培训档案：管培生项目所涉及的日常管理资料。

4.6.3保管期限为2年的培训档案：体现员工在一定时期内参加培训项目的记录性文件。

对于年份跨度较远，又无实际保存价值的档案，经人力资源中心负责人同意报相关部门批准后可以销毁。相关部门派员监销，档案管理人员登记造册，并在销毁清册上签字。

5 附则

5.1档案管理纳入人力资源中心培训模块工作标准之一，对培训档案收集、整理的配合程度作为培训模块内部成员考核的内容之一；

5.2本规定的解释权在人力资源中心，未尽事宜，均由人力资源中心拟定，呈准后颁布实施。

5.3本规定自颁布之日起生效。

6 引用文件

《档案管理规定》

7 附件

附件一：《培训档案借阅登记表》

附件二：《档案资料销毁清单》

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附件一：

填表人： 年 月 日

编号

档案名称【 更多免费素材，微信lbgzkf1】

借阅

对象

数量

（本/页）

资料来源

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附表二：

档案资料销毁

记录表号：

拟销毁档案资料名称

拟销毁档案资料编号

拟销毁档案资料份数

拟 销 毁 时 间

销 毁 人

监 督 人

销毁原因及拟销毁方式

档 案 室 意 见

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部 门 负 责 人 意 见

领 导 批 示

备 注

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部门名称：