合约管理与订单评审控制程序
文件编号：OP-2017
文件版本：A
制订部门：业务管理部交管课
发行日期：2018-9-1
分发部门：
受控状态：
核准：审核：制订：
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A全新改版
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流程图
0客户
业务部报价单
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业务部
合同
业务部PO
Email/EDI
客户订单评审报告
(第一笔订单)
交管Email/EDI
交管Shipping Plan
ProductionPlan
客户Work Order
交管
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销售单/出货单
生管送货单签字收
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制造单位
交管
客户
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目的
对客户的合同和订单进行审核和管理，确定能否达成客户订单所需的成品或料件，为
我可达成的任务。
适用范围
适用于本公司客户需求及订单管理相关的作业。
定义：
EDI: Electronic Data Interchange, 电子资讯传递
ECN：Engineering Change Notice,工程变更通知。
MRP：Material Requirement Planning.
责任部门
业务管理部 – 业务负责客户端产品信息，适用的法律法规要求、其它相关资料的收集与客户进行有效沟
通并及时反馈给相关单位。接受客户询价，对客户报价，管理和督导新产品开发进度；
业务管理部 – 交管负责客户订单的接收，审查，变更通知处理及客户需求的回复，依据客户需求制定出
货计划，并对其执行状况进行追踪。
产发部负责新产品开发及对量产订单产品的变更部分，做相应的资料及工程变更处理。
企划单位/各制造单位
负责对客户订单进行排产，达成客户满意交期。
4.4品质保证部
负责对客户订单需求产品进行生产制程中全程品质之监管。以保证客户产质量，为客
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户提供满意服务。
采购中心/产销协调部
负责采购各单位所需之物料，满足生产需求，达成成品出货交期。
作业内容
合约审查
合约接受：对于新客户，业务部通常会接到客户的采购合约。
合约审查：由业务部和组织相关单位进行评审。对合约内容有争议部分，由业务部与客户协调修改后再重产进行评审。合约审查的内容：各部门审查的具体内容客户质量要求、赔偿、质量目标、有害物质含量的要求、管理体系的要求、保密要求等
合约接收：合约签署同意后。由业务部保留正本，并将另一正本呈送客户。
合约取消：若合约内容与客户协调后仍无法与客户达成一致，则取消此项业务。
合约变更：合约签署后，若有变更时则由业务部与客户协商，可行则重新评审修订，不可行，则考虑取消合约。
订单审查:
a） 针对新产品的第一笔订单或汽车产品或其它特殊要求的订单，交管接订单后需出
具《订单评审报告》与相关部门对此订单进行书面评审并记录。b）针对量产品订单，交管与相关部门针对订单进行评审，不出具《订单评审报告》。
客户通过E-mail,Fax,EDI方式向交管开具订单：其形式有P/O（Purchase Order）,每天/周需求通知（Daily/Weekly Demand Notice）。
交管对于收到的订单需E-mail或EDI，WEB向客户确认订单收讫。订单需签署接收日期，时间并签名存档。
交管应对订单进行审查，并及时将订单内容知会生管、物控、品管、制造和工程等相关单位，若对订单无异议，则由交管回复客户，若对订单有任何异议，应立即知会客户，订单评审记录要求。a）产能交期评审：若交管审查产能交期不可行，需与客户重新讨论运输方式以满足
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交期要求，或要求客户更改交期并以书面方式确认。
b）若交管审查料号错误，单价错误或订单存在不明确之处，交管应报告业务部门，
请求客户修改订单。
c）若交管审查客户需求料件非现行生产版次，则须于客户沟通更正，或征询工程单
位客户所需版次的执行日期，并通知客户。如客户无法提供版次，交管必须需面
通知客户以现行版次供料。
d）质量规格审查：交管需对每笔订单品质规格要求进行审查，当客户要求与生产品
质要求有出入，需与品管和客户进行协商，达成一致。
e）交管须核对订单数量与包装规范是否相符，否则交管人员应与客户重新确认订单
数量尽可能符合整数包装。
f）核查包装规格是否符合本国、或在途各国及客户所在国的相关法律法规，是否有客
户要求的标识，是否符合环保要求。
接受客户订单要在工厂与客户已就品质、规格、数量及交期达成一致意见的前提下才可进行。a）交管要在Material List料号中查找出客户所需料号对应的工厂料号。如未找到，交
管有责任与产品工程人员确认该料号是否为开发中产品，如确认为开发中产品，交管得告知客户预定的产出日期，并请客户更改交货日期，否则交管应将无此产品的资讯及时回复客户。
b）交管人员需确实审核料件版次，如客户要求之料件非现行版次，则交管需立即与客户通沟要求更正，或征询工程单位客户所需版次之可执行日，并通知客户。如客户无未能提高出版次，交管必须以文字通知客户，我方将以现行版次供料，客户于收料后不得质疑，并确定客户知悉。
c）交管人员需核对订单数量与包装规范是否相符，否则交管人员有责任与客户重新
确认订单数量尽可能符合整数包装数量。d）交管需核查包装规格是否符合本国、或在途各国及客户所在国之相关法律法规，
是否有客户要求的标志，是否符合环保要求。e）交管需核查订单价格，交易条件：制造成本、包装成本、并整合出厂价、本地内
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文件名称
文件编号
OP-2017
合约管理与订单评审程序
文件版本
A
制订部门
业务管理部
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陆运费、整合FOB价、陆空运费、清关费、目的地交货价。
f）交货时间是否可行，如不可行，需与客户重新讨论运输方式以满足时间要求或要求
客户更改交期并以书面行式确认。若可行，则交管将以上结果签字存档，并将相
关资讯以书面形式通知企划和制造单位。
g）交管接受订单后，如客户通过E-mail, Fax, EDI/Web,或电话方式向交管提出修改、
变更订单，交管需将客户之要求书面通知相关单位，就品质、规格、数量及交货
期等客户需求再次达成一致前提下方可执行并做好相关记录、存档，否则执行原
订单。收新版订单时，旧版订单自动作废。
h） 订单如无买方代表人签名，交管人员要与业务或客户端主管核查订单的有效性方
或执行。
i） 交管依据运输方式核对单价。
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j） 如订单未能满足以上所有要求，交管人员需重新与客户讨论直至符合要求，若有特
殊情况，应经主管核示才可执行。
5.3
生产计划确定
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5.3.1
交管确认订单准确无误后，依订单内容转换为出货计划，生管根据出货计划安排制定
生产计划，物控人员负责核查物料库存，发MRP。
5.3.2
交管应对每月订单的达成状况进行比较分析，对其准确率及完成的执行能力进行评估，
对未完成部分订单进行追踪，并及时与相关单位及客户沟通，以确保客户之需求满足。
5.4
订单变更
交管收到客户订单变更需求后，需将客户要求书面通知相关单位，就品质、规格、数量及交期等客户需求再次达成一致前提下方可执行。否则执行原订单，并做好相关记录、存档。
针对规格变更，由工程单位针对订单产品的变更部分，做相应的资料及工程变更处理。
接受新版订单时，旧版订单自动作废。
订单内容除非经客户同意，不得擅自更改。
订单完成状况审查
交管应将订单中已出货的部分进行核销，对未完成部分进行跟催，并与内部各相关单位沟通后回复客户可完成的日期。
交管应定期对订单与达成交货量进行分析比较，对其准确率和订单完成能力进行评估。
客户需求的鉴别：体现在四个方面：开发中的产品需求、量产中的产品需求、客户抱怨及客户满意度。
客户对新产品的品质需求是通过其对新产品的认证来体现的，新产品认证过程中，客户对新产品的设计变更要求则以ECN的形式来体现的。
客户对旧产品的变更需求是通过发行ECN的形式来体现的，工程部门在接到客户ECN后，首先确认ECN的变更等级，若属于立即切换，应知会客户现有旧货库存及库存价值。执行ECN是否导致模、治、刀、夹具的变更，若要，则要知会客户相关的变更费用，并重新进行认证。
客户抱怨及客户满意度：品保每月汇总客诉问题点，并召开相关的品质会议进行检讨及时解决客户投诉，品保定期调查客户满意度，以充分了解客户的需求。
6.相关表单
a）《订单评审报告》
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