【职场文档】企业办公室管理职能和岗位职能

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企业办公室管理职能和岗位职能

基本管理职能

主任岗

位职责

文员

职责

涉及工

作流程

涉及相关制度及标准

涉及相

关表单

项目

简要说明

1

员工招聘入职管理

员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。

= 1 \* GB3 ①审查员工履历表

= 2 \* GB3 ②报请总经理考核

= 3 \* GB3 ③面试

= 4 \* GB3 ④根据总经理意见审核批准入职

协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等

员工入职流程

员工入职管理制度

《履历表》【更多免费 素材，微信lbgzkf1】

《应聘人员登记表》

2

员工调动管理

根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。

= 1 \* GB3 ①审核调动手续

= 2 \* GB3 ②监督检查

变更通讯录

员工调动流程

调动管理制度

《介绍信》

《人事调令》

《员工异动交接清单》

3

劳动合同管理

员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②审核

= 1 \* GB3 ①初拟合同

= 2 \* GB3 ②签订合同文本

= 3 \* GB3 ③存档

签订劳动合同流程

合同书标准文本

《劳动合同书》

《A类员工信息表》

《B类员工登记表》

《保密协议》

4

员工辞职管理

员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②审核

= 1 \* GB3 ①办理辞职手续

= 2 \* GB3 ②接收辞职申请、归档

= 3 \* GB3 ③收集交接表

员工辞职流程

员工辞职管理制度

《员工离职交接清单》

5

培训管理

公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。

= 1 \* GB3 ①拟定方案

= 2 \* GB3 ②组织实施

= 3 \* GB3 ③考核验收

= 4 \* GB3 ④效果分

= 1 \* GB3 ①培训通知【更多免费素材， 微信lbgzkf1】

= 2 \* GB3 ②培训场地会务服务

培训流程

员工培训管理制度

《培训计划表》

6

考核管理

公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。

= 1 \* GB3 ①拟定考核计划

= 2 \* GB3 ②考核数据分析、整理

= 3 \* GB3 ③统计考核表

= 1 \* GB3 ①发放通知

= 2 \* GB3 ②协助固定资产统计报表

= 1 \* GB3 ①部门月度考核流程

= 2 \* GB3 ②业务员年度考核流程

= 1 \* GB3 ①控制清单

= 2 \* GB3 ②各处室员工绩效考核表

7

财产管理

公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。

= 1 \* GB3 ①车辆财产管理

= 2 \* GB3 ②办公楼财产管理

= 1 \* GB3 ①财产登记

= 2 \* GB3 ②资产登记表收集、归档

= 3 \* GB3 ③检查核实

财产管理登记流程

《固定资产登记表》

8

费用审核管理

公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。

= 1 \* GB3 ①车辆燃油费、过路费、停车费审核

= 2 \* GB3 ②车辆维修费用审核

= 3 \* GB3 ③后勤类管理费用审核

= 1 \* GB3 ①手机费登记

= 2 \* GB3 ②车辆费用登记

= 3 \* GB3 ③固定资产购入、销毁登记

= 4 \* GB3 ④房租费用登记

费用审核登记流程

= 1 \* GB3 ①车辆费用登记表

= 2 \* GB3 ②车辆一览表

= 3 \* GB3 ③手机费用登记表

= 4 \* GB3 ④房租费用登记表

= 5 \* GB3 ⑤定额费用审核表

车辆管理制度

9

接待管理

公司按规定接待接待集团、政府部门领导，各相关公司负责人，各地方客户。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

= 3 \* GB3 ③沟通协商

= 4 \* GB3 ④个案处理

= 1 \* GB3 ①基本接待

= 2 \* GB3 ②协调沟通

= 3 \* GB3 ③后勤支持

接待访客流程

= 1 \* GB3 ①公司客餐招待申请表

= 2 \* GB3 ②电话记录簿

公务接待用餐制度

10

收文管理

收文要求及时传阅

签注

= 1 \* GB3 ①登记

= 2 \* GB3 ②督办

收文流程

收文登记簿

收文程序

11

发文管理

发文要求使用公文文种，遵守行文规范，符合规定格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，总经理签发，规定发文字号、印刷份数和时限。

= 1 \* GB3 ①审核

= 2 \* GB3 ②注发

= 3 \* GB3 ③用印

= 1 \* GB3 ①拟稿

= 2 \* GB3 ②校对

= 3 \* GB3 ③印刷

= 4 \* GB3 ④分发

= 5 \* GB3 ⑤归档

发文流程【更 多免费素材，微信lbgzkf1】

发文登记簿

发文程序

12

印章管理

各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。

= 1 \* GB3 ①审批日常文件，合同和其他公文用印

= 2 \* GB3 ②公司印章以及支部、工会印章的保管

= 1 \* GB3 ①用印登记

= 2 \* GB3 ②办公室印章保管

印章使用流程

印章使用登记表

印章管理制度

13

档案管理

涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督核实

= 3 \* GB3 ③销毁批准

= 4 \* GB3 ④审核借阅请求【更多免费素材，微信lbgzkf1】

= 1 \* GB3 ①复印、打印

= 2 \* GB3 ②借阅登记【更多免费素 材，微信lbgzkf1】

= 3 \* GB3 ③档案分类、整理

= 4 \* GB3 ④编制档案明细表

= 5 \* GB3 ⑤合同台账登记

= 1 \* GB3 ①文档管理流程

= 2 \* GB3 ②文档借阅（复印）流程

= 1 \* GB3 ①档案明细表

= 2 \* GB3 ②合同登记表

档案管理制度

14

会议管理

集团、公司召开的各种会议的安排

= 1 \* GB3 ①统筹安排

= 2 \* GB3 ②会务协调

= 1 \* GB3 ①编写会议计划表、通知

= 2 \* GB3 ②会议准备

= 3 \* GB3 ③会场安排

= 4 \* GB3 ④后勤工作

会议流程

= 1 \* GB3 ①会议签到表簿

= 2 \* GB3 ②会议记录簿

= 3 \* GB3 ③公司月度、会议分项报告明细表

会议管理制度

15

就餐管理

凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理，按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

值班

食堂用餐花名册

食堂管理制度

食堂卫生标准

16

卫生管理

保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

参与检查

= 1 \* GB3 ①办公区卫生检查评分表

= 2 \* GB3 ②宿舍检查评分表

宿舍管理制度

寝室卫生标准

17【更多免费素材，微信lbgzkf1】

就寝管理

在公司住宿的人员必须按时就寝，夏季晚上不得超过X，冬季不得超过X。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

参与检查

住宿员工花名册

宿舍管理制度

寝室卫生标准

18

考勤管理

对公司员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

= 3 \* GB3 ③指纹录入

= 5 \* GB3 ⑤设备维护

= 1 \* GB3 ①人员异动通报

= 2 \* GB3 ②协助管理

= 3 \* GB3 ③定期考勤

19

网络管理

对公司电脑、网络、广播、指纹考勤机等进行管理维护。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

= 3 \* GB3 ③设备维护

= 4 \* GB3 ④电信部门联络

= 5 \* GB3 ⑤电话维护

= 6 \* GB3 ⑥网络维护

协助管理

20

车辆管理

公司小车服从统一调配，保证工作用车。禁止公车私用，车辆不适用时需卖出。

= 1 \* GB3 ①全面负责

= 2 \* GB3 ②监督检查

协助管理

车辆使用流程

小车出差通知单

车辆管理制度

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