公司车辆和油费审计操作手册

公司车辆和油费审计操作手册

车辆的使用是否符合规定

如何做

第一步看制度

查看制度规定，关注车辆保管、用车规定、车辆违章的处理、车辆维修等行政管理制度。

第二步访谈

1、询问行政管理人员

1）公司一共几辆车，在哪里，用途是什么，哪些是领导专车

2）用车需要走什么流程，是否有用车记录

3）车辆存放在哪里

4）是否允许司机开车回家，如果不允许，继续追问有无特殊和例外的情况。

5）若车辆发生违章，罚款是公司承担还是司机承担，有何规定。

2、询问司机

1）是否可以把车辆开回家，如果发生当天无法回公司的情况如何处理

2）是否有领导专车（这里主要针对车辆配置有明确规定的，如国资企业，集团对下属公司等）

3）发生违章谁出钱

4）车辆发生维修、保养如何办理，需要什么手续，是否有定点机构，费用如何结算。

5）询问员工平时需要用车如何办理，处理速度如何，有没有觉得用车流程中有不妥的地方。

第三步测试

1、获取车辆的信息、相应的用车记录，关注以下方面：

1）用车是否按规定进行相应的申请、审批

2）用车单、用车记录是否信息完整、尤其是关键信息，如用车时间、用车人、地点等。是否要求在用车结束后将用车里程记录在案（这里主要针对油耗分析，防止车辆乱开，油卡乱用）。

2、实物保管

1）在下班后对未存放在指定位置的车辆进行核实

2）车钥匙是否要求下班后交回

3）是否定期进行盘点、检查盘点记录

4）审计人员进行抽盘，尤其关注异地车辆

3、费用检查

1）检查维修、保养的费用是否按规定进行审批、支持性文件是否齐全，可以先做一些分析，例如按月按车辆关注异常。

2）检查票据时，注意票据的地点和时间，如过路、过桥费用，查看去的是哪里，是否有可能去，停车费发票上所列的地点是否异常。

3）洗车费，洗车的频率是否异常，洗车的地点是否异常。

4）违规罚款费用是否超过司机允许报销的限额，可以查询财务账中相关费用的列式。

需要资料

1、相关制度、流程文件

2、用车记录

3、汽车相关费用明细及支持性资料

审计中常见问题

1、公车私用

2、用车未按规定审批

3、用车超标

油卡的使用和管理是否符合规定

如何做

第一步看制度

查看制度规定，关注油卡保管、油卡充值与分配等相关行政管理制度。

第二步访谈

1、询问行政管理人员

1）公司目前有几张油卡，由谁保管，是否一卡一车。

2）油卡的充值由谁负责办理，是否定期打印油卡充值记录。有的公司采取一张总卡加N张副卡策略，相关办事人员定期对总卡充值，然后在网上通过总卡向副卡进行充值。

3）是否定期查询油卡的余额。

4）是否允许司机自行加油后，回公司报销，针对这种情况如何规定，是否发生过此类情况。

5）是否定期进行油耗分析

2、询问司机

1）油卡怎么保管，由谁保管

2）谁去办理油卡充值

3）如果遇到油卡不够，如何处理

4）是否允许个人先垫付加油款后，回公司报销的情况。

第三步测试

1、油卡信息是否有隐瞒，建议采取以下方法

1）在进行车辆检测的时候，先获取车辆对应的油卡信息

2）对公司的油卡进行盘点，获取油卡的数量、卡号、用途等信息。

3）查询财务凭证上油卡充值凭证的信息

4）将上述信息与行政人员提供的油卡信息进行核对，看是否存在异常。

2、是否对油卡实物进行有效管理。如油卡的数量、保管人、用途是否清楚，建立台账的，台账是否及时更新；油卡账实是否相符；油卡由谁保管，是否安全。对油卡进行盘点，检查账实是否一致，保管情况是否符合规定。

3、获取油耗分析记录及油卡的定期额度，关注以下方面：

1）是否定期进行油耗分析，分析的依据是否合理

2）对油耗异常的月份，需要关注当月的用车情况，公司的业务情况等，并询问相关人员，以验证对方的解释是否合理

3）对于月度使用超额度或接近限额的情况进行关注，并结合里程匹配分析结果是否存在异常，不过这里有一个前提，就是能对油耗进行一个较为合理的评估，一般情况下，都会用车辆里程数来评估，但前提是里程数是正确的，这又涉及到用车记录上是否对每次的用车里程进行记录

4）是否存在余额异常的情况，如余额明显偏大

需要资料

1、相关制度、流程文件

2、油耗记录

3、油卡充值记录、余额

审计中常见问题

1、无相关制度或有制度、但制度规定不完善

2、油卡账实不符

3、未定期进行油耗分析

4、未定期对油卡使用情况及余额进行监控，致使资金占用