从审计发现问题看企业合同管理

从审计发现问题看企业合同管理

企业合同审计中存在的问题

企业合同存在的主要问题有：合同管理制度不完善、合同管理混乱、合同执行不到位、合同未经会签审批、合同条款不严谨与合同签订不规范等。

（一）合同管理制度不够完善，合同台账欠完整

案例：某公司在合同管理制度第十二条规定中只笼统提到“制定和建立合同管理台账”，实际仅粗略建立了台账，未能体现已付金额、经手（承办）人、对方单位名称及有无逾期等内容。

（二）合同执行不到位，合同签订形同虚设

案例：某公司与某建设有限公司于2013年4月22日签订工程协议书，约定“按工程进度要求分阶段付款，合同签订7日内支付工程量的30%价款，竣工验收合格后支付合同价95%”，合同价款为11万元。实际上，该公司未在合同签订7日内支付30%款项，竣工验收后，经办部门建议按80%的款项付款，后经领导审批按70%付款。

（三）合同签订流程倒置，存在先实施、后办审批流程，补签合同的现象

案例：某公司于2014年12月15日与施工单位签订委托实施某改造工程承包合同暂估价24万元，而合同会签批准于2014年12月19日，合同规定开工日为2014年9月25日，竣工日期为10月25日。

（四）招标程序后，未在中标通知书规定期限内签订合同

案例：某公司按2015年3月6日签发的某工程中标通知书规定，中标单位收到中标通知书立即与建设单位签订承发包合同；而实际签订施工合同时间为2015年6月4日，比中标通知书签发的时间晚了近3个月。

（五）合同签订时随意涂改，影响合同效力

案例：某公司于2016年5月18日与A市某绿化工程有限公司签订的骆霞线绿化工程（I标段）合同，合同工期由50天涂改为60天，涂改之处未盖印章。

（六）未按照合同约定签订补充协议，合同签订不严谨

案例：某公司工程合同管理办法对廉政合同的设立规定：“为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在总价30万元

（含）以上的合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协

（含）以上的合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协议，作为合同的补充协议。”经审计发现该公司实际签订合同时，总价在30万元（含）以上的合同中，未按照约定签订廉洁合作协议。

（七）订立合同时无价款，存在隐患

案例：某公司于20XX年12月29日与某生态园艺有限公司签订的某景观改造工程苗木供货合同无价款。

（八）部分合同条款不完整，存在漏洞

案例：某公司与A公司签订的某改造工程合同，在合同条款“违约责任竣工期每延迟一天，乙方须支付甲方违约金元”中没有填写乙方须支付甲方的违约金金额。

（九）合同签订人与所盖公章不一致

案例：某公司于2015年10月21日与某施工单位签订价款为18.98万元的安装工程合同。合同签订人为该施工单位，而所盖公章却为该施工单位的母公司。

（十）合同签订的主体上下名称不一致、对方个人未能提供身份证复印件以及无签名等现象

案例：某公司与邰某签订了北仑集运基地房屋租赁协议，租赁期限从2016年2月9日至5月8日，协议租金8600元，但租赁协议却由潘某签订。

（十一）合同签订时存在总价大小写不符，且未约定违约责任条款

案例：某公司于2016年11月22日与某环保工程有限公司签订的离心机维修合同中，报价总价大小写不一致，数额小写为199600元、大写为壹拾玖万陆仟元整，且合同没有违约责任条款。

（十二）合同条款存在遗漏交（提）货地点、期限、方式等重要条款内容的现象

案例：某公司于2015年8月16日与宁波北仑耀弘机电有限公司签订的产品供应合同只标明工程用品一批、合同金额31329元，未标明提货期限、方式等内容。

加强企业合同管理的建议

产生上述问题的原因，主要在于：一是缺乏有效的管理制度和办法，制度执行不到位，相关人员缺乏合同管理及法律法规专业知识；二是合同管理机构不健全，缺乏合同审核机制，尤其是缺少律师或法律顾问审核把关程序，企业缺少风险防范机制建设，欠缺事前防范、事中控制合同管理风险意识；三是经办当事人责任心不强，对于合同的重视尚停留在文本层面，对合同管理工作不够重视。对此，建议企业按《合同管理制度》要求强化合同管理，避免权益受损，降低诉讼风险。

（一）加强制度落实，强化内部控制监督

将《合同管理制度》落实到位，严格操作规程，加大制度执行力度，增强合同管理时效性和针对性，使合同管理制度得到有效执行，堵塞管理漏洞，控制财务风险，确保国有资产保值增值。

（二）进一步规范合同协议管理，规避不必要的纠纷

各企业应加强合同流程和规范化管理，按《合同管理制度》要求完整规范订立合同；完善合同条款，严格执行会签程序，重视合同签订中的细节，避免因小疏漏引发合同履行中不必要的纠纷风险。

（三）强化档案责任意识，推进档案规范化管理

企业应进一步完善《公司合同管理办法》，根据合同的不同种类，建立完整的经济合同分类台账和总台账，台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。企业应将档案管理工作纳入企业内部管理工作的重要议事日程，不断开展档案业务培训，强化档案管理人员责任意识。