行政管理-档案管理制度
档案管理制度
一.为使员工档案管理更加规范化，特制订本条例。
二.人事档案的内容
根据公司规定，公司员工档案内容应包括：
1.员工求职资料；
2.职位申请登记表、应聘人员面试评估表、试用协议、担保书、保密协议；
3.身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料证以及其它相关证件的复印件；
4.员工档案照片；
5.员工转正申请表、员工履历表、声明、劳动合同；
6.人员变动表、异动交接手续；【 更多免费素材，微信lbgzkf1】
7.其它反映员工信息的材料。
三.人事档案保密规定
公司人事行政部对公司员工的人事档案材料内容必须严格保密，不得擅自向外扩散。
四.员工个人情况变更
员工进公司后，由员工填写职位申请表，其内容包括员工一些基本信息（姓名、性别、出生年月、民族、籍贯等）如果以上项目有所变化，员工应以书面形式准确无误的上报人事行政部，以便员工档案有关记录得以更正确保人事行政部掌握准确无误的资料。
五.员工人事档案的使用
1.员工人事档案为公司决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料，公司决策人员可以进行有效数据分析。了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、整理、保管和利用，充分发挥员工档案资料的作用。
2.公司员工内部档案应及时、全面地收集到人事行政部统一保管；各部门应主动将平时形成的应归档材料及时送人事行政交部保管；驻外机构在当地招聘的人员须建立详细的人事资料存档备查，并将所聘人员的主要个人资料整理汇总后交公司人事行政部存档人事行政部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工顺序号进行存放保管。
3.为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理当年离职员工档案，并将离职员工档案移交公司指定位置保存。
4.查阅、借阅员工档案的人员须是中级及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。查阅、借阅员工档案的人员须填写《档案查阅（借阅）登记本》。档案借出时间不超过5 个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。
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