大厦公司总经理办公室规章制度

XX贸易大厦有限公司总经理办公室

规章制度

目 录

TOC \o "1-3"h\z 员工行为规范

会议管理规定

文件与档案管理规定

印信管理规定

合同管理制度

保密制度

车辆管理办法

员工行为规范

一、姿态

站姿

身体保持挺直，不晃动；

站立时禁止歪脖、斜腰、挺腹、曲腿、哆嗦抖动等姿态；

站不依门、依墙、依桌、依人；

双手不叉腰和交叉放在胸前或插入口袋，尤其在接受任务或批评时。

坐姿

入座要慢慢坐下，双脚并齐或自然交叠；

坐下后保持安静，不要做不雅动作，如：抓头、挠痒、挖耳、抠鼻孔、玩弄小物品等等；

切忌脚蹬在座位上、坐在办公桌上。

走姿

抬头挺胸，平视前方，走路平稳；

走直线，步子不能太大或太碎，注意脚步声不能太大；

遵守女士优先，领导、客人先走的原则；

多人同行，不能勾肩搭背。

二、行为

严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事务。

办公室内可以就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵。

遇大厦客人来访时，要礼貌谦让。

禁止将私人客人带入办公区域。

三、着装

员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。

男职员的着装要求：着西装或衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；不准穿皮鞋以外的其他鞋类(包括皮凉鞋)。【更多免费 素材，微信lbgzkf1】

女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫、无袖无领的上衣或其他有碍观瞻的奇装异服。

部门经理以上员工办公室内要备有西服或套服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。

员工上班应注意将头发梳理整齐，男职员发不过耳，并不准留胡须；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。

四、卫生

不准在办公室及大门门口的楼道内吸烟。

各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发出臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。

各工作场所内，严禁随地吐痰。

垃圾、污物、废弃物等应放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。

员工的办公桌面要保持整洁，文件、文具要摆放整齐。

五、电话

大厦的电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

接听电话要用话简练、清晰，回话礼貌、耐心。

不得用办公电话长时间聊天，通话时要注意音量，尽量不打扰他人工作。

个人办公桌电话响铃五声内要接听。

六、计算机

输入计算机的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。

员工采集的公开信息或各部门保存的公开资料要及时予以共享，共享时应设定为只读。

员工要科学地采集、输入、输出信息资料，为上级领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息资料以及时、准确、全面为原则。

员工应爱护各种设备，降低消耗。对各种设备应按规范要求操作、保养。如发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

严禁个人在计算机内安装游戏软件。

员工要有防计算机病毒意识。使用软盘或其他电子存储介质在使用前，必须确保无病毒。

员工每月要用杀毒软件清除病毒一次，如查到不能处理的新型病毒，要及时通知总经理办公室。

任何人未经计算机使用人同意，不得使用他人的计算机。

除专门负责硬件维护人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关设备。

员工要确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。【更 多免费素材，微信lbgzkf1】

七、安全

应增强消防意识并有安全防火的责任和义务。

离开办公室前检查各自的办公桌，并将所有锁锁好，并要关闭本人所有电源设备的电源。

最后离开办公室的人员要检查并关闭所有公共部门的电源（传真机除外），关闭空调，关好窗户，要将办公室房门锁好。【更 多免费素材，微信lbgzkf1】

会议管理规定

为加强大厦会议管理特制定本规定。

经理碰头会

时间：每周一下午1点30分。

主持：大厦副总经理或总经办主任。

参加者：大厦副总经理以上的领导、大厦各部门经理。

会议内容：主要包括汇报各部门及大厦日常工作的进展情况；各部门工作协调；确定大厦和部门的工作重点。

经营班子会

时间：每周一下午经理碰头会之后。

主持：总经理或总经理委托的副总经理。

参加人员：总经理、副总经理及党委书记、财务总监、工会主席以及总经办主任；根据会议议题，主持人可指定有关同志列席会议。

会议内容：讨论、决定大厦改革和发展的重大事项；讨论、决定各副总经理和各部门提请研究的重大问题；分析研究大厦经营形势和走向；通报工作情况；讨论员工聘用及人事任免事项；讨论其它需要领导共同决定的事项。

季度工作会

时间：每季最后一个月的最后一个星期的星期五下午1点30分召开。

主持：大厦副总经理或总经办主任主持。

参加人员：大厦副总经理以上领导、各部门经理。

会议内容：包括总结上季度工作；对下季度工作做出计划；对各部门及所属大厦的工作做出评价；并就大厦的一些特大事项做出决定。

半年工作会

时间：每年7月份。

主持：大厦副总经理或总经办主任。

参加人员：包括大厦总经理、大厦副总经理以上的领导、大厦各部门经理。

会议内容：包括总结半年工作；对下半年工作做出计划；对各部门及所属大厦的工作做出评价；并就大厦的一些特大事项做出决定。

全年工作会：

时间：每年1月份。

主持：大厦总经理。

参加人员：包括大厦董事会人员、监事会成员、总经理、大厦副总经理以上的领导、大厦各部门经理。

会议内容：包括总结全年工作；对下年工作做出计划；对各部门及所属大厦的工作做出评价；确定大厦的发展战略；并就大厦的一些特大事项做出决定。

专项会议：就大厦一些专项工作或专项事宜而召开的会议。

临时会议：大厦部门经理以上人员可临时召开会议。

会议通知

经理碰头会及经营班子会无须正式通知，若规定参会人员不能参加，须于开会前一小时向总经办主任请假。

其他会议如通知参加会议的人员不能按时参加会议，需提前4小时向会议组织者请假。

由总经办正式发文召开的会议，若规定参会人员不能参加会议须于会前24小时提出书面申请，报大厦总经理批准。

会议准备

所有参加会议人员须准备好会议发言，如有提交会议讨论的议案，须提前两天将议案以书面形式交与会人员。

总经办负责准备会议议程、议题、落实会场、安排坐位、通知等具体事项。

各部门自行组织的会议由各部门负责组织实施。

会议上审议的各部门计划，如有修改，各部门负责将新计划于会议结束后48小时以书面形式报总经办，并按照新拟定的计划执行。

会议纪要与决议

总经办负责会议记录，会议结束后两天内要完成会议纪要。如会议形成决议，各与会人员须在会议决议上签字确认。

总经办负责检查会议议定事项的执行情况。

本规定在公布之日起实行。 【更多免费素材，微信lbgzkf1】

本规定的修改和解释权在总经理办公室。

文件与档案管理规定

一、总则

本大厦文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。大厦行文要克服官僚主义和文牍主义。总经理办公室是大厦文件与档案的主管部门。【更多免费素材，微信lbgzkf1】

称呼规范

大厦本部：指大厦总部包括总经理办公室、人力资源部、财务部、物业管理中心、销售部、招标采购部及退管会。

各部门：指大厦本部各部门。

华星集团：指中国华星集团公司。

中国阳光：指中国阳光投资集团公司。

北京木材：指北京木材总公司。

董事会：本大厦董事会。

二、文件管理

本规定所称文件是指大厦董事会、大厦及各部门、所属大厦内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。

大厦本部的文件管理部门为总经理办公室，凡涉及大厦的文件均需接受总经理办公室进行处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室。管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员。

大厦发文：包括以大厦名义发文，以部门名义发文，以党委名义发文，以工会名义发文。

文号管理：各部门发文必须先向总经理办公室申请发文文号，发文文号规范如下：

以大厦名义发文：[年份]京厦 号，此文号用于公布大厦的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文。

以总经理办公室名义发文：京厦总办字 年 号，此文号用于涉及总经理办公室业务的发文。

以人力资源部名义发文：京厦人字 年 号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文。

以财务部名义发文：京厦财字 年 号，此文号用于涉及财务部业务的发文。

以销售部名义发文：京厦销字 年 号，此文号用于涉及销售部业务的发文。

以物业管理中心名义发文：京厦物字 年 号，此文号用于涉及物业管理中心的发文。

以招标采购部名义发文：京厦招字 年 号，此文号用于涉及投标采购部的发文。

以党委名义发文：京厦党字 年 号。

以工会名义发文：京厦工字 年 号。

大厦文号顺序以年为单位从001号开始，大厦及各部门采用大排序的方式编号。

各部门无须加盖大厦章的发文，不须申请文号。

发文种类

请示：请上级指示和批准。

报告：向上级机关汇报工作，反映情况。

指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复：答复请示事项。

通知：传达大厦的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。

决定：对某些问题或者重大行动做出安排。

函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。

会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。

发文格式

采用B5号纸，横排。

文件抬头：华星大厦文件，红字。【更多免费素材，微信lbgzkf1】

文号：加黑宋体小四号字。

主送单位及标题：加黑宋体四号字。

正文：仿宋小四号字，1倍半行距。

单位印章：红色大厦章。

日期：加黑宋体四号字，用大写。

抄报、抄送、存档：宋体四号字。

草拟公文应注意以下事项：

内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

反映情况要客观，实事求是。

文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

发文程序：

发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到总经理办公室申请文号，并填写发文登记表。

各部门发文前，首先由部门经理审核，交总经理审批。

总经理审批后，由总经理办公室文件管理员负责盖章及形成正式文件下发。

文件发送与签收程序：

大厦本部采用书面签收发式，文件管理员直接将文件交各部门经理，由部门经理在文件发文单上签收。

发文的判行权限：

以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。

加盖大厦章的发文：应送呈总经理判行。

以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门经理判行。

传真发文管理

大厦传真由总经办负责，大厦所有传真必须在总经办登记，未登记的传真，总经办有权拒绝发送，且可视为未经大厦认可的文件。

收文

大厦收文由总经办负责，发到大厦的各类文件均由总经办进行登记，大厦人员若代为大厦传收文件，也应首先将文件交与总经办，由总经办登记。

公文管理程序

公文处理:大厦的所有公文必须登记，并注明公文转移的去向。由文件管理员根据公文内容向各部门及有关领导分发。若文件管理员不能判明，由总经理办公室主任决定。文件管理员须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，文件管理员要立刻办理文件存档手续。

信函处理：指明营业、公务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经收信人本人拆封后如系公务文书，应交回总经办依公文处理。指明副总经理以上人员的信函，交送其本人，如系公务文书，再交回总经办依公文办理。

图书期刊处理：当日的期刊报纸，由总经办放于阅报处，大厦员工可自由取阅，但员工应在阅后及时放回原处，如需摘要，需采用复印的形式。专业性的报纸期刊，由总经办每月25日整理一次，统一交文件管理员存档。

声像材料的处理：所有声像材料交由文件管理员处理。

传真、电报处理：传真、电报视同公文，依公文原则办理。

收文处理要点

遇有关系重大足以影响大厦权益之重要文件，文件管理员应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。

为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门经理核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。

文件处理期限【更多免费素 材，微信lbgzkf1】

总经办文件管理员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

经办人员的处理期限

速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。

一般文件由部门经理指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。

来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。

计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限。

文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。

三、档案管理

总经理办公室设专职档案管理员，负责管理大厦的全部档案。

各部门可设兼职档案管理员，负责管理各部门的档案。文件处理完成后，原稿由总经理办公室归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务处理特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理员同意后妥为保存，档案管理员以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交档案管理员保存。

归档文件的检查

检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应立即追查归档。

文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

永久保存：大厦章程；股东名簿；规章制度及大厦条例；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权状及其他债权凭证；工程设计图以及其他经核定须永久保存的文书。

10年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料以及其他经核定须保存10年的文书。

5年保存：期满或解除之合约以及其他经核定保存5年的文书。

1年保存：无长期保存必要者。

须销毁的文件须经总经理办公室主任批准后，由档案管理员负责并派专人监销。

档案文件的调用

各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经所在部门经理批准后由档案管理员调阅。

档案管理员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。

经批准在档案室当场借阅者，可免填“调卷单”。

档案归还时，经档案管理员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。调卷单由管档人员留存备查。

档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

调卷人员对于所调档案，不得抽换增损。

调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写“调卷单”不得私自授受。

调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总经理办公室主任同意。

大厦副总经理以上人员调卷，由档案管理员负责填写“调卷单”。由调卷人员签字确认。

大厦重要档案须经总经理批准后方可调卷。

声像档案管理：声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成。

声像档案是本大厦档案的组成部分，必须由总经理办公室集中统一管理。

声像档案种类

反映本大厦主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

各级领导人和著名人物参加的与本大厦有关的重大活动的声像资料；

本大厦有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

涉及本大厦权益的声像资料。

其它单位形成的与本大厦有关的重要声像资料。

其它具有保存价值的声像资料。

电子文档管理：大厦所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。文件管理员负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。

四、附则

本规定从公布之日起实行。

本规定由总经理办公室负责解释。

印信管理规定

为了加强大厦的印信管理特制定本制度。

印信种类

公章：经工商主管机构登记的大厦印章；

合同章：专用于签订各种协议、合同的印章；

介绍信：用于证明有关事项或人员系大厦认可的书面凭证；

法人委托书：经大厦法人签字确认或加盖公章的委托文件。

大厦的印信由总经办负责管理。大厦财务章及法人人名印鉴由财务部负责管理。总经办指定专人担任印信管理员，该管理员负责承担印信的全部管理责任。

印信的保管

印信由印信管理员统一保管，大厦其他员工无权保管印信。放置印信的保管柜钥匙，一把由印信管理员保存，另一把交总经理保存。

签章管理

员工需在有关文件上签章时，首先由用印人到印信管理员处填写印信使用登记表。

该员工的主管经理审核后，报总经理审批，由印信管理员负责签章。

部门经理需签章，由总经理审批。

用印人须将印信登记表上的内容填写完整，否则印信管理员有权拒绝签章。

协议、合同上已有大厦总经理签字，或大厦的发文已经大厦总经理签发，印信管理员可直接签章，但应在印信使用登记表中说明。

介绍信管理

员工领用介绍信的程序同签章。

介绍信按照编码顺序使用，不能跨号使用。

管理员不能开具空白介绍信。

介绍信的内容由开信人提供，由管理员负责抄信，不得由开信人自行填写。

法人委托书管理

大厦员工需使用法人委托书，除履行签章程序外，必须经大厦法定代表人签字确认。

如需将大厦公章、合同章带出大厦，携章人必须提出书面申请，并须经大厦总经理签字批准。取章时，在印信使用登记表上要注明携章去的地点；还章时，要将在外签章的内容按照签章程序，在印信登记表上顺序填写清楚，并写明还章时间及还章人。

印信使用登记表为大厦重要档案，需无限期保存，任何人不得以任何理由予以销毁。

大厦印章发生损坏，由印信管理员承担保管责任；大厦印章丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜；如发生损坏，应于损坏后7天内办理完毕更换事宜。印章如丢失，应解除印信管理员的职务。大厦变换印章，由印信管理员负责办理。

严禁未履行程序，加盖印章。

重要合同、协议在签章前应由总经办审核。

本规定自颁布之日起实行。

本规定解释权归总经理办公室。

合同管理制度

一、总则

为加强合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

大厦各部门对外签订的各类合同一律适用本制度。

大厦各级领导、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。

二、合同的签订

签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对大厦负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约。

签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况；

对方签约人是否法定代表人或法定委托人及代理权限。

做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。

签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。

签订合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。

合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

合同各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

三、合同的审查批准

合同在正式签订前，必须上报总经理办公室审查批准后，方能正式签订。

合同审查的要点是：

合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

合同的审批程序如下：

申报。各部门法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先报本部门的领导审查批准。

审核。对送审的合同，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后做出：批准；不批准；通知申报部门补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。【更多免费素材，微信lbgzkf1】

四、合同的管理

总经理办公室负责合同资料的统一编号存档工作。

未经大厦总经理同意，大厦外任何单位或个人都不得借阅大厦合同和协议。

五、附则

本办法自颁布之日起执行。

本办法由总经理办公室解释。

保密制度

为维护公司利益，保守公司秘密，特制订本制度。

全体员工都有保守公司秘密的义务。

在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司的秘密，更不准出卖公司秘密。

公司秘密是指维系公司利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：

公司经营发展决策中的秘密事项；

人事决策中的秘密事项；

招标项目的标底、合作条件、贸易条件

重要的合同、客户；

公司非公开的财务、证券情况、银行账户账号；

其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。

属于公司秘密的文件、资料、应标明“机密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管。

公司秘密根据需要，限于一定范围的员工接触。

未经批准，任何人不得复印、摘抄秘密文件、资料。

记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。

对保守公司秘密或防止泄露有功的，予以表扬、奖励。

公司各部门，非工作需要非本部门工作人员不得随便进入；工作人员也不能随便带人进入。

过期秘密公文，不准作废品出售，要进行登记，由专人监督进行销毁，保证不丢失、不泄露。

违反本规定故意或过失泄露公司秘密，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至除名。

本办法自颁布之日起执行。

本办法由总经理办公室负责解释。

车辆管理办法

总则

为加强大厦车辆管理，确保安全，更好的为各项工作提供服务，特制定本办法。

用车管理

车辆管理本着保证工作需要的原则，安全第一的原则，爱护车辆、降低维修费用的原则，人（驾驶员）车统管的原则。

大厦所属车辆指由大厦购买、在大厦名下、用于公用的车辆。

大厦车辆由总经办集中管理，总经办设车辆管理员。

车辆驾驶员负责保管车辆的钥匙、行驶证、车辆附加费本、养路费单、保险卡。

车辆管理员负责保管车辆的备用钥匙、驾驶员保管单证的复印件、与车辆有关的所有单证、各种登记表、车辆档案。

管理员负责为大厦每辆车建立车辆档案，档案内容包括使用人或代管人、车辆来源、车辆保养、保险、维护情况、车辆相关费用缴纳情况等。

车辆使用

大厦人员用车前填写用车登记表，由总经办经理批准后，管理员负责调度。

出车前管理员与驾驶员应共同对车辆进行检查，并在登记表上登记出车里程及时间，车辆如有问题，可在用车登记表上注明。

用车完毕后应及时将车辆归还，管理员和驾驶员应对归还车辆共同检查，并登记送还里程和送还时间。如车辆有问题，须在用车登记表上注明。

车辆外借

大厦内部人员提出书面外借申请，报总经理批准后执行。

车辆借出前，车辆管理员登记车辆的行驶里程、车辆外观、机械情况、随车单证情况，并将该车交与大厦借出车辆人员，大厦借出人员在登记表上签字确认。

借出车辆归还时，管理员应对车辆予以检查登记，无需修理则办理退还手续，如需修理则由车辆借出人书面说明情况报总经理批准后方可维修。

车辆调度

各部门用车在时间上发生冲突时，管理员依重要性、时间性顺序调度车辆。

原则上派车顺序如下：大厦董事会客户、大厦领导客户、财务部客户、其它部门客户、接待或重大活动事务、大厦董事会事务、大厦领导事务、财务部事务、其它部门事务、外借。

本大厦副总经理以下人员出差，原则上不派车接送，但如出差时携带物品超过五十公斤或携带重要资料时，可派专车接送。

车辆维修

本大厦车辆如因正常行驶需维修，由专职驾驶员或管理员提出书面申请，经总经办主任批准后进行。如因交通事故需维修，一律通过保险公司解决。

车辆保养

车辆管理员建立车辆保养档案，大厦车辆每行驶5000公里必须保养一次，每行驶5万或其倍数的公里必须检修保养一次。车辆必须在指定修理厂保养，由专业驾驶员或管理员负责。

驾驶员管理

大厦驾驶员必须遵守北京市有关机动车驾驶员的管理制度，并严格按照交通规则行车。

公车原则上仅由大厦专职驾驶员驾驶，如本大厦其它员工驾驶公车，需有一年实际驾龄，并通过总经办指派专人的考核，在管理员处备案后方可独立驾驶。

驾驶员要爱护车辆，应经常清洗车辆，保持车内外的清洁美观。

驾驶员要注意个人卫生和服装的整洁。

驾驶员要注意言行，对乘车人应热情接待，特别是大厦的客人，更应热情服务，维护大厦的良好形象。

驾驶员出车前要做好驶前检查，如车证、水箱、刹车系统、轮胎等，以保证出车时的安全。

驾驶员要做好收车检查，关好车门，要放在指定车位，不得乱停乱放。

违规与事故处理

违反交通规则，其罚款由驾驶人自理。

车辆在途中发生交通事故，应向附近交通管理机关报案，并立即与车辆管理员联系协助处理。

执行公务时因意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与大厦共同负担，如需向受害人赔偿损失，在扣除保险金额后差额由驾驶人与大厦各负担一半。

因私出车发生交通事故，在扣除保险后的费用，由私人用车人员负担。

未经批准擅自用车发生交通事故，所有支出由驾驶人负担。

费用管理

因公用车的油料费、过路费、过桥费等，在费用发生的三个月内凭正式发票实报实销，超过报销时限，大厦不予报销。

保养、维护须在大厦指定的修理厂进行，费用凭批准文件及修理厂的正式发票及清单报销。未经审批程序，未在大厦指定修理厂发生的费用，大厦不予报销。

因私出车的费用由用车人自理。

附则

本办法在颁布之日起实施。

本办法由总经理办公室负责解释。