企业人事档案管理制度

企业人事档案管理制度

人事档案管理

一、电子档案管理

1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入人事电子档案。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理

收集

档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

整理

1． 基本档案资料

①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料、体检资料等。

2、其他档案资料

①考评、出勤、在职期间工作履历（处罚、奖励、荣获荣誉等）分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类

累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；

更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

3、离职档案资料

离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

三、档案组卷、存放规定

1．设立专用的人事档案柜，档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。

2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用档案盒存储档案。

3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

四、管理原则

1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上人员档案资料终身保存，但至少保留两年；

2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；

3．严格借阅、调阅人事档案手续，严禁档案丢失。未经允许，任何部门不得借阅人事档案资料。严守机密，维护员工个人隐私权利。

人事档案管理流程

入职者填写“职位申请表”