XX县委办公室大型会议工作流程
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会【更多免费素材，微信 lbgzkf1】
议
确
认
会议事由
会议名称
明确会议名称及会标名称
会议时间
明确会议召开时间及集合时间
会议地点
根据参会人数和方式明确会议地点
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出席人员
明确出席领导、参会人员范围
议题及主持人
会议主要议题及大会主持人
会议议程
根据领导安排明确会议议程、发言人名单
会
议
前
期
筹
备
准备会议
会议室预订
根据参会人数确定会议室并安排领导休息室
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编写筹备方案
编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责
明确责任分工
各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车
确定协调单位
确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人
会议通知
与反馈
编发会议通知
名称、时间、地点、人员，发文单位，签发
反馈核实人数 【更多免费素材，微信lbgzkf1】
核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，
特别是有发言任务的单位和人员要落实好
会议资料
准备和撰写
根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、
主持词、会议议程、典型发言、决议决定等
资料送审
所有文字材料及时送领导审阅审核
校对定稿
文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人
负责把关，公文格式要正确
印刷装订
定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员
资料分发
领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前
装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会
议
前
期
筹
备
宣传报道
编写通稿
重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片，
专人负责把关，统一报道主题和口径
会议设备
音响话筒
根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并
保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐
电脑及投影
如需要应提前准备并调试好课件演示效果
空调及灯光
检查会场空调及灯光是否能正常使用
会议物品
会标、条幅
安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其
它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位
主席台桌椅
确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导
范围；有发言的会议要准备发言席及垫板
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席位牌
按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误
热水水杯湿巾
根据与会领导人数确定好数量
鲜花、绿植
按照领导要求在主席台摆放
用品
根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品
证件
代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类
证件，专人负责发放
区域指示牌
大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制
作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领
人员分工
签到
签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间
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资料纪念品发放
会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到
位，配合签到人员发放资料
督查及秩序
按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会场秩序
领导引领
确定领导进出路线，熟悉引领路线
音响操作
专业人员操作，提前调试
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会
议
前
期
筹
备
人员分工
记者摄影
确定宣传报道方式，通知电视台、报社记者参会；全
程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备
服务员
携带常用物品、从领导身后倒水
播音员
需安排播音员宣读文件或名单的，协调安排好男
（女）播音员，并将宣读内容送播音员提前进行熟悉
会议记录
负责录音及文字记录
礼仪志愿者
负责引领及递送奖品
安保人员
交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等
会
前
检查
会议资料
会议设备
会议物品
文件资料
会议上需发放的文件资料全部到位，主席台文件摆放
到位并仔细检查文件是否存在错误
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音响话筒
专业操作人员到位，话筒更换电池、调试音量，确保
摆放正确、音量适中、电源可靠；投影摆放正确、牢
固；空调提前开放、灯光开启
会标条幅
内容及悬挂位置是否正确
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主席台
座次牌顺序、桌椅位置，鲜花及绿植，热水、水杯、
湿巾等是否到位
休息室
热水、水杯，空调、灯光、卫生
卫生间
确认卫生间位置、检查洗手液、手纸等是否齐全
会场内
前排座次牌或每个位置的席位牌顺序是否正确（指示
牌及其它物品）
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会场外
条幅、门口欢迎牌到位
工作人员
到位
会场内人员
按照会议前期筹备中人员分工情况，所有会场内有任务的工作人员到位
会场外人员
主要是各责任单位工作人员、安保人员到位
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环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会
前
会场秩序
车辆引导
领导集体乘车参会的，提前安排好停车及入场地点，
专人引导；与会人员车辆由交警负责指挥有序停放
签到发放资料
合理分流，避免拥堵
人员就座
宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就
座，避免混乱
领导入场
会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在主席台就座领导由休息室入场
会
中
设备运行
音响话筒
根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递送；及时处理好突发故障
会议录音
录音设备摆放及调整位置
电脑投影
保障正常运行，处理好突发故障
空调灯光
根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发故障
会场情况
领导交办事项
关注领导言行，及时办理好领导临时在会场交办的事项
与会人员出入
控制与会人员频繁进出
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门【更多免费 素材，微信lbgzkf1】
责任人
时限要求
是否完成
会
后
人员退场
车辆调整
领导车辆、司机提前到位
领导退场
专人引领领导按预定路线退场
与会人员退场
打开会场主出入口，引导人员有序退场，避免拥堵
清理会场
整理物品
整理会场桌椅，检查及搬运相关设备和物品，避免遗漏
打扫卫生
恢复会场卫生，做好下次会议准备
后续工作
宣传报道
新闻稿件送领导签字后按规定刊发
会议纪要
尽早整理、编印会议纪要，送领导审阅后下发
完善记录
完善会议文字纪录及录音纪录
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整理存档
与会议有关的文字资料、影像资料全部整理存档
工作总结
组织相关会务筹备人员进行工作总结
梳理工作中出色及不足之处
其【更多免费素 材，微信lbgzkf1】
它
类
型
会
议
应
注
意
的
事
项
1、现场会：（1）要根据会议主题，提前确定好考察项目，准备好参观现场。每个考察点要有生产场面和项目效果图解决好现场脏乱差臭、凹凸不平等问题，抓好考察点绿化、美化、亮化、净化工作，确保整洁、整齐；及时上报参观点简介，落实参观线路；制作悬挂好横幅，门口摆放宣传牌。（2）要做好“一对一”接待。对省领导及省直部门、兄弟县市的与会代表，根据他们的职务和所属部门，在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服务，做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作，确保严谨、细致、温馨高效。（3）搞好志愿者服务。①根据季节，提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者，进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者，负责分发车上用品等工作。（4）做好考察现场演示工作。准备工作就绪后，要组织交警、直播员、解说员、志愿者，到考察现场实地演示，确保每个环节不出纰漏，万无一失。
2、党代会：要准备党旗、党徽等，需要安排人员食宿的，要提前确定人员信息，包括姓名、单位及职务、交通方式等，并根据人数提前联系确定宾馆、餐厅，规定标准，安排车辆，确定接待责任人和路线引领组织人员，印制会议指南，详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。
3、表彰会：有颁奖内容的，要提前确定奖项，制作奖杯证书，准备光荣花绶带，制定颁奖方案，核实颁奖领导，受奖人员分组，礼仪人员演练，专人负责奖品次序，受奖人员上台引领，颁奖音乐等。
4、节庆类会议：除按上述要求安排好接待和乘车外，还要做好宴会安排，确定宴会主持人并准备致辞，做好宴会与其它活动之间的协调衔接；提前准备好礼品，专人采购、看护、发放。
注：所有参与大型会议的工作人员要统一着正装。
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