职员档案管理制度

职员档案管理制度

1.目的

规范职员档案管理工作。

2.定义

职员档案：指职员入职后，公司为职员建立的书面员工档案。档案内容包括入职提交的个人信息、劳动合同书、培训考核信息、转正、工作调动信息、薪酬变更信息及离职完备手续等信息。为便于管理，可在档案袋封面资料清单中标注现存档文件相关信息。

人事档案：人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。大致包括：人员的履历、自传、鉴定、考核、奖惩、工资、职务、职称、学位、学衔、退休、退职以及其他反映个人情况的材料。

3.职员档案管理

3.1新职员入职档案管理

3.1.1综合部门负责职员入职资料的收集、保存及更新，并保证相关资料的真实性及有效性。收集的资料包括：【更多免费素 材，微信lbgzkf1】

原单位离职证明。

身份证复印件或户口簿复印件。

持证上岗的特殊岗位上岗证复印件。

本人签字确认的《求职申请表》、个人简历及个人免冠近照6张（2张1寸、4张2寸）。

学历（大专及以上）证明书或学历验证证明（本科及以上）、职称证书。如员工学历证书未纳入国家高等教育学历证书注册范围内的，可用学校相关部门开具的证明替代。相关信息可在中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.com.cn）查询。

指定医院的体检报告原件；

《劳动合同书》

结婚证复印件（适用于已婚员工）；

独生子女复印件（适用于已婚育员工）；

社会保险卡复印件或就业服务证原件（当地政策如有）；

当地政策要求的其他证明原件或复印件，如暂住证、居住证、计划生育证明等。

其他特殊协议书或其他证明的相关材料；

资信证明（适用于财务、司机等岗位）。

以上需要提供的复印件，均需验证原件。相关证件验证后，除要求留存原件的，其它证件原件应退还职员本人，公司不得扣押。

3.1.2 职员提供的存档材料如有变动，应在变动后十五个自然日内提交变动材料，以便公司及时更新职员档案，维护公司及职员双方利益。

3.2培训及考核信息的档案管理

3.2.1员工外出培训并签订培训协议的，公司综合部门需保存协议原件，同时将复印件留存职员档案；

3.2.2对于员工在职期间获得公司级及以上的通报或嘉奖，综合部门需保存相关书面或电子资料文件。

3.3工作变动信息的档案管理

因为员工工作内容、职责变动发生的薪酬变动，综合部门需在职员档案中保存员工书面确认收悉的相关表单以备查阅。

3.4离职档案管理【更多免费素材，微信lbgzkf1】

3.4.1员工离职时由部门负责完善离职手续，手续完备后由综合部门负责保存、归档。已解除或终止劳动关系职员的相关在职资料至少要留存两年，以备查阅。

3.4.2职员离职档案中包括但不限于《辞职报告》、《面谈表》、《离职手续完备表》《辞职申请表》《交接手续表》等。具体参考《离职管理制度》。

3.5公司项目间调动人员的档案管理

由调入项目综合部门接收员工档案，并在档案中留存档案转移信息，需包括调出项目综合部门出具的档案转移原因说明、存档信息清单。

3.6职员档案的借阅

职员档案由综合部门统一保管。非综合部工作者因工作需要借阅相关职员档案时，需事前提出申请，填写《人事资料查询、借阅登记表》并写明原因，涉及薪酬信息的，需经综合部门第一负责人审批。

4.实习生档案管理

综合部门负责建立实习生档案。包括实习生基本信息、身份证及学生证复印件、各类证书复印件、学校出具的实习生推荐表或同意实习的证明以及《实习协议》、《保密合同书》。

5.其他

5.1人事档案一般由当地人事代理机构（人才交流服务中心）保管。

5.2公司综合部门人事档案管理员应优先选择与当地人事代理机构（人才交流服务中心）建立档案和户籍委托管理关系的方式进行档案及户籍管理。在无可利用的

外部资源、且确有必要的情况下，可设立兼职人员管理职员人事档案和户籍的调入、变更、调出。

5.3无人事档案保管权的单位应与当地人事代理机构（人才交流服务中心）建立档案和户籍委托管理关系，可设立兼职人员审核职员人事档案和户籍的调入、变更、调出。

5.4对于离职员工，在办理离职手续后，需及时将其人事档案从公司的委托户头中调出。